Archiwum dokumentów.

Przechowujemy akta osobowe pracowników zatrudnionych w poniższych firmach*:

Spółdzielnia Pracy Zaopatrzenia i Zbytu "Samopomoc Chłopska" w Słupsku ul. Poznańska 98-99

Powiatowy Związek Gminnych Spółdzielni "Samopomoc Chłopska" w Słupsku, ul. Poznańska 98-99

Wojewódzki Związek Gminnych Spółdzielni "Samopomoc Chłopska" Zakład Obrotu Artykułami Przemysłowymi i Spożywczymi w Słupsku ul. Poznańska 98-99

Nordbau sp. z o.o. Słupsk ul. Grunwaldzka 4

Zakład Wapienno Piaskowy Słupsk ul. Grunwaldzka 4

*Szczegółowy wykaz posiadanych dokumentów  znajduje się w siedzibie firmy.

 

 

REGULAMIN

świadczenia usług przez Przedsiębiorstwo Handlowe „Duet” spółka jawna Irena Tomasińska, Ewa Lubarska, Karol Tomasiński w Słupsku, ul. Sportowa 3F w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania.

 

Przedsiębiorstwo Handlowe „Duet” spółka jawna Irena Tomasińska, Ewa Lubarska, Karol Tomasiński zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS 0000092495, NIP 8391001811, REGON 770730699 . Spółka uzyskała wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych wymagany do wykonywania działalności, o której mowa w art. 51a u.n.z.a. :Zaświadczenie Nr 7 / 2018 Marszałka Województwa Pomorskiegoz dnia 31 grudnia 2018 r.

 

Miejscem wykonywania działalności jest siedziba przedsiębiorstwa: ul. Sportowa 3F w Słupsku

 

§ 1.

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa w szczególności:

1) zakres świadczonych usług;

2) ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi;

3) miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania;

4) tryb przyjmowania interesantów;

5) sposób i terminy udostępniania dokumentacji;

6) wysokość opłat pobieranych za usługi;

7) procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji.

2. Niniejszy Regulamin jest dostępny w miejscu przyjmowania interesantów w siedzibie firmy ul. Sportowa 3F w Słupsku oraz na stronie internetowej phduet.pl/archiwum

 

§ 2.

Zakres świadczonych usług

1. Usługa przechowywania dokumentacji świadczona jest zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisami wykonawczymi do tej ustawy a także na podstawie umowy cywilno – prawnej zawartej między P.H. „Duet” sp.j. jako zleceniobiorcą i zleceniodawcami.

2. Usługę w rozumieniu niniejszego Regulaminu stanowi:

1) przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej

2) przechowywanie dokumentacji jednostek zlikwidowanych albo upadłych

3) przechowywanie i zabezpieczanie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

4) porządkowanie dokumentacji,

5) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

6) udostępnianie dokumentacji osobom uprawnionym,

7) odpłatne udostępnianie kopii oraz odpisów,

8) niszczenie wybrakowanej dokumentacji po uzyskaniu stosownej zgody lub zasięgnięciu opinii właściwego terytorialnie Archiwum Państwowego.

3. Przechowywanie akt likwidowanych, upadłych podmiotów

1) przechowywanie akt następuje zgodnie z obowiązującymi przepisami po uzgodnieniu strony formalno-prawnej na podstawie umowy cywilno - prawnej i na warunkach w niej określonych przez obie strony na zasadach umowy przechowania w rozumieniu przepisów KC

2) ewidencja posiadanych dokumentów prowadzona jest w formie papierowej

3) obsługa powierzonych zasobów dokumentacji przez ich należyte zabezpieczenie, zewidencjonowanie, brakowanie w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym,

4) udostępnienie osobom uprawnionym do nadzoru i kontroli oraz wydawanie uwierzytelnionych kopii odpisów, wypisów i zaświadczeń.

§ 3.

 

Ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi

1. Archiwum posiada odpowiedniej jakości zabezpieczenia techniczne, gwarantujące pełne bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów.

2. Przy czynnościach polegających na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowaniu i zabezpieczeniu dokumentacji osobowej i płacowej zatrudniamy wyłącznie osoby posiadające odpowiednie specjalistyczne wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe (zgodne z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców; Dz. U.Nr 68, poz. 596).

3. Pracownicy archiwum posiadają zaświadczenia o odbytych szkoleniach w zakresie ochrony danych oraz upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakresie dostępu do zbioru danych przejętej na przechowanie dokumentacji osobowej i płacowej.

4. Dokumentacja jest zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. Z 2016 r. poz. 922) oraz rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

5. Budynki z pomieszczeniem archiwum są wynajmowane. Pomieszczenia zostały przystosowane do działalności archiwalnej, spełniają wszelkie wymagania w zakresie bezpiecznego przechowywania dokumentów oraz wyposażenia, temperatury, światła, itp.

6. Budynki i pomieszczenia spełniają wszelkie wymogi nałożone rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284).

 

§ 4.

Miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonania

1.Miejscem świadczenia usług w zakresie przyjmowania interesantów, przechowalnictwa dokumentacji jest siedziba firmy w Słupsku, ul. Sportowa 3F.

2.Udzielanie informacji, udostępnianie przechowywanej dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów, kopii odbywa się w siedzibie przedsiębiorstwa w Słupsku, ul. Sportowa 3F

3.Dokumenty są udostępniane zarówno osobom fizycznym działającym we własnym imieniu (osobiście) jak i będącym upoważnionymi przedstawicielami podmiotów zainteresowanych.

4.Przechowywana dokumentacja jest również wypożyczana na zewnątrz osobom i podmiotom uprawnionym np.: dla potrzeb sądu.

5. Dokumentacja udostępniana jest w terminie do 30 dni od daty zgłoszenia zapotrzebowania na czas niezbędny do przeprowadzenia sprawy.

 

§ 5.

Tryb przyjmowania interesantów, i terminy udostępniania dokumentacji

1. Dokumentację przechowywaną w archiwum akt oraz kopie tych materiałów udostępnia się w dni robocze codziennie w godz. od 8:00 do 14:00.

2. Zgodę na korzystanie z materiałów udziela jeden ze współwłaścicieli na wniosek zainteresowanego urzędu, instytucji lub osoby.

3. Osoba ubiegająca się o zgodę składa wniosek, w którym zobowiązana jest wykazać:

a) interes prawny do korzystania z dokumentacji;

b) cel wykorzystania dokumentacji;

c) zakres potrzebnych materiałów.

4. Wnioski i wydane zgody ewidencjonowane są w rejestrze Spółki prowadzonym w siedzibie firmy.

5. Po uzyskaniu zgody osoby uprawnione do korzystania z materiałów niearchiwalnych - zwanej dalej użytkownikami zamawiają materiały w ramach udzielonej zgody pisemnie jeden dzień wcześniej lub nadsyłają zamówienie wcześniej pocztą.

6. Użytkownik powinien zawiadomić pracownika archiwum o zakończeniu korzystania z materiałów lub o przerwaniu pracy na okres dłuższy niż tydzień, w przypadku nie zgłoszenia przerwy dokumentacja zostanie przekazana do magazynu archiwum.

7. Użytkownik ma prawo:

a) korzystać z inwentarzy, kartotek, spisów, skorowidzów i innych pomocy archiwalnych potrzebnych do pracy,

b) zamawiać w biurze archiwum (na koszt własny) kserokopie materiałów w zakresie udzielonej zgody.

8. Użytkownik obowiązany jest:

a) zapoznać się z niniejszym regulaminem i stosować się do niego;

b) zwracać materiały każdego dnia po pracy do rąk pracownika archiwum.

9. Użytkownikowi nie wolno:

a) zmieniać porządku w układzie wykorzystanych materiałów, zamieszczać na nich jakichkolwiek notatek, uwag i znaków;

b) sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach;

c) udostępniać archiwaliów innym użytkownikom biura ani pozostawiać materiałów na stołach po zakończeniu pracy;

d) przynosić do biura archiwum teczek i paczek;

e) w jakikolwiek inny sposób szkodliwie oddziaływać na udostępnione materiały.

9. Nieprzestrzeganie przez użytkownika regulaminu, niestosowanie się do warunków udzielonej zgody, a także stwierdzenie, że użytkownik wykazuje brak przygotowania do samodzielnych badań dokumentacji może spowodować cofnięcie zgody na korzystanie z materiałów.

10. Byłym pracownikom jednostek, których dokumentacja złożona została w archiwum wydaje się kopie dokumentów i zaświadczenia na prośbę zainteresowanego

11. Celem uzyskania dokumentów z archiwum drogą korespondencyjną należy skontaktować się z pracownikiem archiwum telefonicznie lub mailowo i uzgodnić warunki przekazania dokumentacji, podać adres pocztowy do korespondencji, uiścić opłatę na numer konta firmy P.H. Duet sp.j.

 

§ 6.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „Ogólne Rozporządzenie”) PH DUET Sp. J. informuje, że:

a) Administratorem danych jest:

Przedsiębiorstwo Handlowe DUET Spółka Jawna

Ewa Lubarska Irena Tomasińska Karol Tomasiński

76 – 200 Słupsk, ul. Sportowa 3F

NIP 8391001811; KRS 92495; REGON 770730699

 

b) Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych;

c) dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa;

d) posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania;

e) przysługuje Pani/Panu prawo do wycofania zgody, przy czym wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;

f) mają Pan/Pani prawo wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy Ogólnego Rozporządzenia;

g) Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany.

 

Dodatkowe informacje można uzyskać: telefon: 598429251 @: biuro@phduet.pl